16 abril 2012

Boas Maneiras e as Reuniões de Trabalho

  • Não se sente sem que o chamem para isso. Espere que a pessoa que o convidou para a reunião, ou que a secretária presente no local, indique o lugar que você ocupará. Caso isso não aconteça, nunca se acomode nos extremos da mesa, lugar sempre reservado para quem irá conduzir a reunião. Além disso, não escolha uma cadeira tão perto de quem presidirá o encontro, isso porque estes lugares são reservados para as pessoas mais importantes no local. Espere que lhe atribuam esta condição. 
  • Sorria e seja participativo. Nem eufórico demais, nem mudo demais. Não queira apenas falar, também preste atenção no que os outros dizem. A participação dos outros não é um elemento para você diminuir, desfazer dela para se projetar ou ignorá-la passando a falar do que lhe interesse ignorando completamente o que disseram até o momento de você falar. Faça comentários positivos sinceramente, como quem quer cooperar.Quando houver um fora, seu ou de outros não deixe isto intimidá-lo, ajude a "tirar por menos."
  • Nunca faça barulho ao chegar em um ambiente de reunião. 
  • Não abuse de sua posição para falar mais. Todos devem ser amáveis uns com os outros, de forma mais formal, mas sempre cordial. Não procuramos nos fazer de "íntimos" dos chefes, mas também não deixamos de cumprir com nossas obrigações para não nos indispormos, não nos aborrecermos ou para levar o trabalho de forma tão política que acabamos nos omitindo, deixando de render nossos talentos. 
  • Fale pouco e de forma objetiva. Jamais, jamais faça "gracinhas", gozações sobre o que quer que seja. E mesmo que lhe digam para falar francamente isto não é licença para ser grosseiro, para falar palavrão, para dar demonstrações de machismo ou racismo, etc. Tenha em mente, ao falar não só bons valores, boas maneiras, mas consideração pelos demais e pelos seus sentimentos. 
  • Demonstre interesse pelo que os outros dizem com sua linguagem corporal também. Prestar atenção, sinceramente ao que nos apresentam numa reunião, estimula a boa convivência, melhora as relações interpessoais e é prova de excelência profissional. 
  • Se já se passaram vinte minutos e nem sinal das pessoas que participarão desta reunião chegarem diga - a quem vai presidir a reunião, e antes dela começar, que você tem algum compromisso em seguida e não pode se atrasar de forma alguma e que por isso você terá que sair no horário pré-estabelecido. Ou seja, se esta reunião se atrasou não atrase as outras que a seguiriam.Quando chegar o horário de ir embora, acene discretamente e saia, sem mais explicações. Permaneça nesta reunião num lugar de menor destaque ou onde não atrapalhará as pessoas quando sair.
  • Existem assuntos que só devem ser tratados pelas partes interessadas e, nunca, em meio a uma reunião como salários, problemas pessoais. 
  • Estruture antes de apresentar projetos e sugestões às pessoas. Depois da apresentação, mesmo que a idéia não tenha sido aceita, conclua com um gesto de gentileza. Não fique embaraçado com as críticas. Trate-as profissionalmente procurando ver nelas algo de bom mesmo quando é puro exibicionismo ou tentativa de desfazer do seu trabalho. Agradeça a atenção do conselho ou o interesse e mantenha-se sempre no assunto ao invés de tomar como pessoal o comentário. 
Mais Detalhes de Educação e Boas Maneiras para as Reuniões de Trabalho

  1. Seja pontual.
  2. Desligue o celular, ou no máximo coloque-o no modo reunião e saia discretamente para atendê-lo fora da sala de reunião. Se sua ausência vai paralisar a reunião, peça para continuarem ou não atenda o telefone, celular ou não.
  3. A reunião deve ser a sua prioridade sobre outras interrupções. Mas, se alguém de cerimônia chegou e sua recepcionista lhe passou o recado, peça licença, diga que está numa reunião e que irá ligar para marcar uma hora melhor. Se não for tão urgente ou formal a situação deixe sua secretária atender a visita ou telefonema e continue a reunião. 
  4. Não force a barra para "aparecer".
  5. A melhor hora para apresentar idéias inovadoras é no início da reunião para evitar que o cansaço não permita que sejam apreciadas na sua totalidade.
  6. Sempre apresente-se apropriadamente vestido. A presença de autoridades ou talvez clientes que se queira conquistar talvez exijam uma apresentação mais cuidada.
  7. Evite comer durante reuniões.
  8. Sera cooperativo: preste atenção no que estão falando e não tenha medo de "colocar a azeitona na empada do outro".
  9. Não faça barulho ao chegar em um ambiente de reunião. 
  10. Aqui valem às regras da mesa de jantar: só nos sentamos depois do "dono da casa" ou depois de nos indicarem o nosso lugar, ou se for uma reunião mais informal nos sentamos quando todos já estão posicionados em seus lugares e sentamos praticamente juntos.Em reuniões de trabalho um assistente pode indicar o seu lugar à mesa. 
  11. Se não vai conduzir a reunião não sente na cabeceira.
  12. O protocolo deixa os lugares perto do chefe para as pessoas de maior destaque como convidados, palestrantes, clientes, por isso não se sente aí a menos que lhe seja indicado. 
  13. Avise a quem precisará a reunião que você tem um compromisso e terá que sair a tal hora, antes da reunião começar.Prefira sentar perto da porta e saia discretamente sem anunciar-se com gracejos. Caso seja notado, peça desculpas e diga que já tinha avisado. Não saia no meio de um discurso, procure sair entre os apresentadores, se possível.
  14. O ideal é que fique na reunião o tempo todo, de modo participativo, sem balançar as pernas com impaciência, sem atender o celular
  15. Existem assuntos que só devem ser tratados pelas partes interessadas e, nunca, em meio a uma reunião com diversas pessoas. 

Estruture antes de apresentar projetos e sugestões às pessoas. Procure motivos, possíveis erros e soluções, para que não fique uma idéia solta, sem poder ser colocada no papel. Depois da apresentação, mesmo que a idéia não tenha sido aceita, conclua com um gesto de gentileza.
"Boa parte da nossa vida está composta de pequenos encontros com pessoas que vemos no elevador, na fila do ônibus, na sala de espera do médico, no meio do trânsito da cidade grande ou na única farmácia da cidadezinha onde vivemos... e ainda que sejam momentos esporádicos e fugazes, são muitos por dia e incontáveis ao longo de uma vida. Para um cristão, são importantes, porque são ocasiões que Deus lhe dá para rezar por essas pessoas e mostrar-lhes o seu apreço, tal como deve suceder entre os que são filhos de um mesmo Pai. Fazemos isso normalmente através desses pormenores de educação e de cortesia que temos habitualmente com qualquer pessoa, e que se transformam facilmente em veículos da virtude sobrenatural da caridade." Fernández-Carvajal, Coleção Falar com Deus" volume 3,Tempo Comum(1) Semanas I a XII, pag. 33. "